Outsourcing archiwizacji dokumentów

Zachęcamy do przekazania dokumentów specjalistycznemu Archiwum EMIKS – to niedroga usługa, umożliwiająca rozwiązanie problemu w zgodzie z prawem.

Jedno z największych archiwów w Polsce

EMIKS jest jednym z największych archiwów w Polsce i działa od 1998 r. Przechowuje dokumenty papierowe i elektroniczne na zasadzie outsourcingu, czyli powierzenia zasobów archiwum zewnętrznemu. Dysponuje dostatecznie pojemnymi, dobrze zorganizowanymi i zabezpieczonymi archiwami. Porządkuje akta, wykonuje ich elektroniczną bazę i zapewnia szybki dostęp do potrzebnych dokumentów lub zapisów.
Nie tylko duże przedsiębiorstwa czy instytucje (urzędy skarbowe, banki, firmy telekomunikacyjne, energetyczne, budowlane itp.), które muszą radzić sobie z ogromną ilością akt, korzystają z takich usług ale również małe firmy wykazują duże zainteresowanie tymi usługami.

Aktualnie w archiwum przechowywane są akta 363 podmiotów gospodarczych zlikwidowanych bądź upadłych, akta podmiotów istniejących, ponad 250 000 akt osobowych i związana z nimi dokumentacja płacowa (między innymi akta dużych podmiotów np. Huta Ostrowiec S.A. w Ostrowcu Świętokrzyskim, Zakład Walcowni S.A. w Ostrowcu Świętokrzyskim, Scala Polska w Warszawie, STRABAG S.A. w Warszawie, REXPOL SA w Płocku, PRO-AGRO S.A w Kunowie, Dom Inwestycyjny Banku Współpracy Europejskiej w Warszawie, Lubelskie Towarzystwo Leasingowe S.A. w Lublinie, Wojskowe Przedsiębiorstwo Handlowe w Lublinie za zgodą Ministerstwa Obrony Narodowej, Lubelskie Przedsiębiorstwo Budownictwa Przemysłowego „PRZEMYSŁÓWKA” S.A. w Lublinie, Przedsiębiorstwo Budownictwa Rolniczego w Hrubieszowie i Przedsiębiorstwo Budownictwa Rolniczego w Lublinie, Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny w Warszawie, Urząd Skarbowy w Płońsku).

Skorzystanie z usług przechowywania dokumentów oznacza dla firmy przede wszystkim ograniczenie kosztów – koszty są stałe łatwe do oszacowania i niczym nieograniczony do nich dostęp. Nie jest wówczas potrzebne zatrudnianie pracowników do archiwum, wynajmowanie powierzchni magazynowej, wyposażanie archiwum w drogie regały, sprzęt komputerowy, oprogramowanie itd. Jeśli firma dysponuje pomieszczeniem własnym, może wykorzystać je na inne komercyjne cele lub wynająć. Usługi przechowywania dokumentów świadczymy – na zasadzie outsourcingu – od około 4-5 lat.

Outsourcing jest świadczeniem usług przechowywania dokumentów w archiwum EMIKS, które pełniłoby rolę archiwum depozytowego. Usługa polega na przekazaniu do archiwum EMIKS dokumentów w celu przechowywania i świadczenia kwerend archiwalnych.

W ramach tej usługi oferujemy:

  1. Przechowywanie akt w warunkach zgodnych z obowiązującym prawodawstwem
  2. Transport akt do archiwum z za i wyładunkiem
  3. Zabezpieczenie akt przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych
  4. w pomieszczeniach zabezpieczonych, monitorowanych całodobowo, ubezpieczonych
  5. Udostępnianie akt (jednostką udostępniania będzie jednostka aktowa nie pojedynczy dokument)
  6. Analiza zasobów pod kątem kończenia się okresu przechowywania z wydrukiem i przedstawieniem spisu do podjęcia decyzji przez właściciela akt odnośnie ich dalszego przechowywania lub niszczenia
  7. Niszczenie akt zdeponowanych w archiwum po okresie obowiązkowego przechowywania wraz ze sporządzeniem protokołu niszczenia
  8. Bezpłatne udostępnienie modułów systemu informatycznego internetowego dających możliwość upoważnionym pracownikom:
    1. wyszukiwania akt w bazie danych zasobów własnych i składanie zamówień przez upoważnionych pracowników za pomocą przeglądarki internetowej
    2. przeglądania bazy danych zasobów własnych
    3. podgląd przez upoważnionych pracowników przy pomocy przeglądarki internetowej skanów dokumentów z możliwością wydruku – bez możliwości naniesienia zmian –dotyczy dokumentów wytypowanych przez właściciela akt do przechowywania w postaci zeskanowanej

Komunikacja między Właścicielem akt a Archiwum EMIKS odbywać się będzie przy wykorzystaniu istniejących łączy telekomunikacyjnych wykorzystujących protokół TCP/IP. Baza danych zasobów przechowywanych znajdować się będzie na serwerze EMIKS zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych. Szczegóły techniczne do uzgodnienia z administratorem systemu.
Stworzenie kanału komunikacyjnego Podmiot Gospodarczy – ARCHIWUM nie będzie wymagało od Podmiotu żadnych nakładów finansowych w przypadku posiadania dostępu do Internetu.

System informatyczny obsługujący nasze archiwum jest własnością intelektualną EMIKS. Został nagrodzony nagrodą GRAND PRIX Międzynarodowych Targów Technologii dla Instytucji Rynku Finansowego INTER BANK w Warszawie w kategorii wyposażenia banków służące poprawie pracy i obsłudze klienta, oraz nominowany do Złotego Medalu Międzynarodowych Targów Poznańskich INFO-SYSTEM. Został wdrożony między innymi w Kancelarii Premiera RP, NIK, NBP, PKO BP, TP S.A. Urzędach Miast i wielu innych instytucjach.

Bezpieczeństwo

Zastosowano następujące zabezpieczenia obiektu:

  • całodobowy monitoring
  • instalacja alarmowa antywłamaniowa oraz dymowa (pożarowa) podłączona do Centrum Monitorowania Alarmów dwutorowo tj. torem telefonicznym oraz modułem GPRS
  • telewizja przemysłowa

Działalność, jak i obiekt jest ubezpieczony.

Zabezpieczenie systemu informatycznego:

  • na poziomie serwera (użytkownik, hasło, rola)
  • na poziomie aplikacji – możliwość dyskryminacji – ograniczenie dostępu do poszczególnych funkcji (modułów) systemu dla poszczególnych grup użytkowników
  • możliwość wykorzystania SSL i protokołu https
  • stałe monitorowanie portów na serwerze