Miło nam poinformować, iż w dniu 25 września 2009 roku podpisaliśmy w Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie Umowę na przyznanie dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007 – 2013, Działanie: 1.2 Dotacje inwestycyjne dla mikroprzedsiębiorstw.

TYTUŁ PROJEKTU:

„Wzrost konkurencyjności firmy poprzez inwestycje w innowacyjne rozwiązania na rynku usług outsourcingowych zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną świadczonych dla organizacji zewnętrznych”

CEL PROJEKTU

EMIKS świadczy usługi w zakresie archiwizacji od 1998 roku. Stale powiększająca się liczba klientów oraz wzrost oczekiwań kontrahentów zaobserwowany przez ten czas wymusił na firmie konieczność oferowania coraz bardziej nowoczesnych usług związanych z przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów i informacji. Obecna baza firmy – mimo iż w porównaniu do konkurencji bardzo nowoczesna – nie daje możliwości wejścia na nowe rynki.

Oferowanie usług outsourcingowych dla podmiotów istniejących wymaga posiadania odpowiednio dużej przestrzeni magazynowej. Budowa nowoczesnej hali magazynowej wraz z jej wyposażeniem w regały wysokiego składowania i niezbędnej do obsługi hali platformie podnośnikowej daje możliwość zaoferowania ponad 11.000 metrów bieżących przestrzeni na dokumenty dla klientów oraz umieszczenie wyposażenia IT. Również zakup działki, na której stanęła hala związany jest z koniecznością zapewnienia klientów, że działalność EMIKS oparta jest na pewnych, zdrowych i bezpiecznych fundamentach – co w tej branży, opartej w dużym stopniu na zaufaniu, jest nie do przecenienia.

Wprowadzane innowacje usługowe i procesowe wymagają od EMIKS dobrej bazy teleinformatycznej. W obecnej sytuacji dzięki realizacji projektu jest możliwość wykorzystania szybkich i wydajnych łącz światłowodowych (zapewnione łącza o przepustowości do 100 Mb/s). Skutkuje to możliwością skutecznego wykorzystania specjalizowanego systemu informatycznego, gdyż słabość łącz uniemożliwiałaby klientom na skorzystanie z możliwości zdalnego (poprzez przeglądarkę internetową) dostępu do przekazanych dokumentów. Możliwości stworzone na terenie projektu pozwalają na osiągnięcie tego celu oraz 2 kolejnych: możliwości zaoferowania bardzo innowacyjnej usługi przechowywania i udostępniania e-faktur oraz świadczenia usług backupowych typu storage on-line.

Zakupiona specjalizowana aplikacja pozwoli również – przy zakupionych niezbędnych serwerach, komputerów i skanerów – na zdecydowaną zmianę w sposobie wyszukiwania i udostępniania dokumentów klientom. Dotychczas wyszukiwania takie odbywały się w dużym stopniu ręcznie i były wysyłane faksem. Dzięki wdrożeniu projektu wyszukiwanie stanie się prostsze i szybsze (również dla użytkowników zewnętrznych) zaś dokumenty będą mogły być skanowane lub udostępniane za pomocą aplikacji klientom zewnętrznym za pośrednictwem internetu.

OPIS PROJEKTU

Inwestycja EMIKS dzięki możliwości wejścia na nową nisze w obszarze przechowywania informacji pozwoli umocnić pozycję na rynku, jak również rozszerzyć skalę działalności na terenie kraju. Projekt obejmował następujące zadania inwestycyjne:

1. Wykup (zamiana) prawa użytkowania wieczystego na prawo własności do działki, na terenie której zlokalizowana jest inwestycja;

2. Budowa hali magazynowej wraz z zapleczem technicznym w Świdniku z przeznaczeniem na prowadzenie usług outsourcingowych w zakresie zarządzania dokumentacją dla klientów zewnętrznych – zadanie obejmowało:

– projekt budowlany ze wszystkimi pozwoleniami, budowę hali wraz z jej odbiorem, wykonanie niezbędnych instalacji (co, instalacje elektryczne, okablowanie teleinformatyczne, wentylacji, monitoringu przeciwpożarowego i antywłamaniowego)

– wyposażenie hali w regały wysokiego składowania będące podstawą prowadzenia działalności magazynowej wraz z podestami składowania,

– wyposażenie hali w inne elementy służące prowadzeniu działalności (meble biurowe dla stanowisk pracy, wózki transportowe do przewozu dokumentów, wózki paletowe itp.),

– wyposażenie serwerowni w urządzenia serwerowe wraz z niezbędnymi urządzeniami peryferyjnymi (np. UPS, szafy serwerowe teleinformatyczne) i oprogramowaniem,

– stworzenie stanowisk komputerowych dla pracowników obsługujących archiwum wraz z niezbędnymi urządzeniami peryferyjnymi (w tym UPS, skanery z ADF o podwyższonych parametrach, drukarki sieciowe, itp.) i oprogramowaniem oraz konfiguracją stacji roboczych w sieci komputerowej;

3. Zakup i wdrożenie innowacyjnego systemu informatycznego służącego do zarządzania powierzonym zasobem oraz (przede wszystkim) ewidencji, udostępniania informacji i dokumentów w postaci fizycznej lub elektronicznej dla Klienta za pomocą bezpiecznego i wysokowydajnego modułu dostępnego za pomocą przeglądarki WWW; system ten pozwala również na zarządzanie i udostępnianie dokumentów elektronicznych typu e-faktury.

INNOWACYJNOŚĆ

Nowe przedsięwzięcie inwestycyjne firmy EMIKS związane jest z unowocześnieniem oferty produktowej i technologicznej. Inwestycja pozwala EMIKS wejść na nową niszę w obszarze przechowywania informacji, zwiększyć sprzedaż oraz umocnić swoja pozycje na rynku. Będzie to dla firmy nie tylko innowacja produktowa – nowa usługa – outsourcing w zakresie archiwizacji (elektroniczna – dotąd nie prowadzona w województwie lubelskim w tzw. trybie on-line i tradycyjna w nowoczesnej hali przystosowanej do archiwizacji ważnych dokumentów), ale również procesowa i organizacyjna, gdyż możliwość zapisu i odtworzenia on-line danych przedsiębiorstwa klienta nie była dotychczas w ofercie firmy EMIKS obecna. Zakupiona specjalistyczna aplikacja nie tylko umożliwia zarządzanie cyfrowym archiwum, ale również ułatwia wyszukiwanie danych w tradycyjnym „papierowym” archiwum umożliwiając szybsze dotarcie do potrzebnych informacji zawartych w dokumentach przechowywanych w nowoczesnej hali (przeznaczonej do składowania dużej ilości dokumentów). Przedsięwzięcie ma na celu zwiększenie konkurencyjności EMIKS poprzez wprowadzenie na szeroką skalę usług związanych z outsourcingiem zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną. Po wdrożeniu projektu firma EMIKS jest w stanie zaoferować innowacyjne usługi polegające na przechowywaniu dokumentów klientów (zarówno papierowych jak i elektronicznych), zarządzaniu zarówno samymi dokumentami jak i wiedzą w nich zgromadzoną oraz udostępnianiu dokumentów i informacji na zlecenie depozytariuszy przy wykorzystaniu innowacyjnych środków technicznych (m.in. za pomocą specjalizowanego systemu informatycznego opartego o rozwiązania webowe). Wdrażany projekt pozwoli na zwiększenie potencjału firmy w oferowaniu nowatorskich usług outsourcingowych.

Drugim elementem projektu jest wprowadzenie innowacyjnej usługi „data storage on-line”. Usługa ta polega na przechowywaniu informacji elektronicznej klienta na serwerach EMIKS oraz udostępnianiu informacji na żądanie klienta on-line. Pozwala to klientowi na zabezpieczenie wytwarzanych informacji, ich przechowanie w naszym archiwum elektronicznym oraz dostęp do nich on-line w przypadku np. pobytu poza firmą lub w przypadku problemów z infrastrukturą techniczną klienta.

Trzecim elementem projektu jest stworzenie możliwości przechowywania e-faktur zgodnie z przepisami prawa (Rozporządzenie Ministra Finansów z 14.07.2005r.). Pozwoli to kontrahentom EMIKS na stosowanie w praktyce również nowych zdobyczy technicznych w postaci dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz bezpieczne składowanie tych e-dokumentów w zabezpieczonej infrastrukturze technicznej EMIKS. Innowacja ta jest stosowana w świecie od niedawna i jest obecnie technologią, która dopiero wkracza szeroko do różnych organizacji. Dzięki stworzeniu takich możliwości w firmie EMIKS można będzie wykorzystać zwiększający się popyt i budować przewagę konkurencyjną nad innymi przedsiębiorstwami, które chciałyby na ten rynek wejść.

Innowacyjność światowa i krajowa:

1. Świadczenie usług przechowywania i zarządzania dokumentami elektronicznymi, w tym e-fakturami.

Uzasadnienie:

Działalność polegającą na przechowywaniu dokumentów elektronicznych, w tym zwłaszcza e-faktur (faktur elektronicznych opatrzonych bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym) została umożliwiona w kraju na podstawie Rozporządzenie Ministra Finansów z 14.07.2005r. Technologia ta na świecie jest również stosowana poniżej 5 lat (zaś w Polsce zdecydowanie poniżej 3 lat) w dodatku przez bardzo niewielki krąg firm. Powodem takiej sytuacji są duże wymagania w zakresie wiedzy zarówno technicznej jak i z zakresu zarządzania procesami i informacją. Wymagana interdyscyplinarność może być osiągnięta tylko przez organizacje mające silną pozycję rynkową oraz odpowiednią wizję rozwoju rynku. Pozwoli to kontrahentom EMIKS na stosowanie w praktyce również nowych zdobyczy technicznych w postaci dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz bezpieczne składowanie tych e-dokumentów w zabezpieczonej infrastrukturze technicznej EMIKS. Innowacja ta jest stosowana na świecie zdecydowanie poniżej 5 lat i jest obecnie technologią, która dopiero wkracza szeroko do różnych organizacji. Dzięki stworzeniu takich możliwości w firmie EMIKS można będzie wykorzystać zwiększający się popyt i budować przewagę konkurencyjną nad innymi firmami, które chciałyby na ten rynek wejść.

Potwierdzeniem innowacyjności światowej jest opinia wydana przez Wyższą Szkołę Przedsiębiorczości i Administracji w Lublinie.

Innowacyjność na rynku regionalnym:

1. Świadczenie usług outsourcingowych w zakresie przechowywania dokumentów papierowych i elektronicznych z wykorzystaniem specjalizowanej aplikacji opartej na interfejsie webowym

Uzasadnienie:

Usługi polegające na przechowywaniu dokumentów klientów (zarówno papierowych jak i elektronicznych), zarządzaniem zarówno samymi dokumentami jak i wiedzą w nich zgromadzoną oraz udostępnianie dokumentów i informacji na zlecenie depozytariuszy przy wykorzystaniu innowacyjnych środków technicznych (m.in. za pomocą specjalizowanego systemu informatycznego opartego o rozwiązania webowe) są w regionie lubelskim usługą całkowicie innowacyjną i do tej pory nie występującą. Na terenie całego kraju usługi tego typu świadczy mniej niż 10 firm. Potwierdzeniem innowacyjności tych usług są:
Opinia wydana przez Wyższą Szkołę Przedsiębiorczości i Administracji w Lublinie
Zaświadczenie wydane przez Zakład Archiwistyki UMCS w Lublinie (jednostka naukowa będąca jedną z najbardziej poważanych instytucji branżowych w kraju)
Zaświadczenie wydane przez Ogólnopolskie Stowarzyszenie Archiwistów (instytucja branżowa)

Świadczenie usług zapasowego centrum danych (data storage on-line)

Uzasadnienie:

Usługa ta polega na przechowywaniu danych klienta w postaci elektronicznej na serwerach EMIKS oraz udostępnianie informacji na żądanie Klienta on-line. Pozwala to na zabezpieczenie wytwarzanych informacji, ich przechowanie w naszym archiwum elektronicznym oraz dostęp do nich on-line w przypadku np. pobytu poza firmą lub w przypadku problemów z infrastrukturą techniczna Klienta.

ZASTOSOWANIE ICT (wykorzystanie nowoczesnych technik informacyjnych i komunikacyjnych)

Zakup specjalistycznego oprogramowania umożliwiającego szeroki kontakt z odbiorcami usług przedsiębiorstwa poprzez sieć internetową z pewnością przyczyni się do szerszego wykorzystania nowych technologii informatycznych. Możliwość – której w siedzibie firmy na ul. Mełgiewskiej nie ma ze względów technicznych – wykorzystania bardzo szybkich łączy światłowodowych (z przepustowością docelową na poziomie do 100Mb/s) pozwala na obsługę bardzo dużej ilości jednoczesnych użytkowników systemu bez spadku wydajności.

Zintegrowanie modułów oprogramowania – m.in. zamówienia i systemu podglądu dokumentów – umożliwi lepsze zarządzanie przedsiębiorstwem i łatwiejszy kontakt z klientem (m.in. poprzez zastosowanie nowoczesnych rozwiązań – aplikacja dostępna jako strona www). Klient dzięki systemowi będzie mógł z dowolnego miejsca na świecie wyszukać potrzebną informację, zobaczyć dokument w postaci elektronicznej (skan lub e-fakturę) i złożyć zamówienie na zeskanowanie lub dołączenie dokumentu elektronicznego. Dzięki temu osiągnie on niedostępny dotychczas poziom szybkości i wygody dostępu do żądanej informacji zawartej w dokumentach przekazanych do EMIKS. Za pomocą tego samego systemu Klient mający odpowiednie uprawnienia będzie mógł także sam przekazywać (nawet automatycznie) dokumenty elektroniczne na nasz serwer (np. paczka e-faktur z dnia dzisiejszego), gdzie poza samym dostępem do danych będzie tworzone zapasowe centrum danych.

Zastosowanie nowych technologii przyczyni sie do podnoszenia kwalifikacji zarówno pracowników EMIKS jak i klientów. Zakupiony system pozwoli na znaczne usprawnienie pracy w kilku obszarach. Po pierwsze umożliwi szybsze odszukanie żądanych dokumentów (tak naprawdę to Klient zamawiając dokumenty „w tle” wskazuje na ich położenie w archiwum papierowym lub elektronicznym), co przekłada się na zadowolenie Klienta i jego ocenę usługi. Po drugie usprawni raportowanie zarówno to będące podstawą rozliczeń z Klientem, jak i to służące bieżącemu zarządzaniu dokumentami.

Wykorzystanie zaawansowanego systemu informatycznego w powiązaniu z nowoczesną ofertą usługową będzie zdecydowanie wyróżniać firmę na rynku krajowym pozwalając na zwiększenie obrotów oraz potencjalną możliwością dalszej dywersyfikacji usług na nowych rynkach. Bez poniesienia kosztów zakupu nowoczesnego systemu informatycznego firma nie jest w stanie zrealizować celów projektu zwłaszcza w zakresie przechowywania e-faktur oraz tworzenia zapasowego centrum danych.