Emiks

Alternative flash content

Requirements

Outsourcing dokumentów

Rozmiar
Warto rozważyć przekazanie dokumentów specjalistycznemu Archiwum EMIKS – usługa tania i daje możliwości rozwiązania problemu w zgodzie z prawem .
EMIKS jest jednym z największych archiwów w Polsce działa od 1998r. Przechowuje dokumenty papierowe i elektroniczne na zasadzie outsourcingu czyli powierzenia zasobów archiwum zewnętrznemu. Dysponuje dostatecznie pojemnymi, dobrze zorganizowanymi i zabezpieczonymi archiwami. Porządkuje akta, wykonuje ich elektroniczną bazę i zapewnia szybki dostęp do potrzebnych dokumentów lub zapisów. Nie tylko duże przedsiębiorstwa czy instytucje (urzędy skarbowe, banki, firmy telekomunikacyjne, energetyczne, budowlane itp.), które muszą radzić sobie z ogromną ilością akt, korzystają z takich usług ale również małe firmy wykazują duże zainteresowanie tymi usługami.
Aktualnie w archiwum przechowywane są akta 363 podmiotów gospodarczych zlikwidowanych bądź upadłych, akta podmiotów istniejących, ponad 250 000 akt osobowych i związana z nimi dokumentacja płacowa (między innymi akta dużych podmiotów np. Huta Ostrowiec S.A. w Ostrowcu Świętokrzyskim, Zakład Walcowni S.A. w Ostrowcu Świętokrzyskim, Scala Polska w Warszawie, STRABAG S.A. w Warszawie, REXPOL SA w Płocku, PRO-AGRO S.A w Kunowie, Dom Inwestycyjny Banku Współpracy Europejskiej w Warszawie, Lubelskie Towarzystwo Leasingowe S.A. w Lublinie, Wojskowe Przedsiębiorstwo Handlowe w Lublinie za zgodą Ministerstwa Obrony Narodowej, Lubelskie Przedsiębiorstwo Budownictwa Przemysłowego „PRZEMYSŁÓWKA” S.A. w Lublinie, Przedsiębiorstwo Budownictwa Rolniczego w Hrubieszowie i Przedsiębiorstwo Budownictwa Rolniczego w Lublinie, Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny w Warszawie, Urząd Skarbowy w Płońsku)
Skorzystanie z usług przechowywania dokumentów oznacza dla firmy przede wszystkim ograniczenie kosztów – koszty są stałe łatwe do oszacowania i niczym nieograniczony do nich dostęp. Nie jest wówczas potrzebne zatrudnianie pracowników do archiwum, wynajmowanie powierzchni magazynowej, wyposażanie archiwum w drogie regały, sprzęt komputerowy, oprogramowanie itd. Jeśli firma dysponuje pomieszczeniem własnym, może wykorzystać je na inne komercyjne cele lub wynająć. Usługi przechowywania dokumentów świadczymy - na zasadzie outsourcingu - od około 4-5 lat.
Outsourcing jest świadczeniem usług przechowywania dokumentów w archiwum EMIKS, które pełniłoby rolę archiwum depozytowego.
Usługa polega na przekazaniu do archiwum EMIKS dokumentów w celu przechowywania i świadczenia kwerend archiwalnych. W ramach tej usługi oferujemy:
  1. Przechowywanie akt w warunkach zgodnych z obowiązującym prawodawstwem
  2. Transport akt do archiwum z za i wyładunkiem
  3. Zabezpieczenie akt przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych
  4. w pomieszczeniach zabezpieczonych, monitorowanych całodobowo, ubezpieczonych
  5. Udostępnianie akt (jednostką udostępniania będzie jednostka aktowa nie pojedynczy dokument)
  6. Analiza zasobów pod kątem kończenia się okresu przechowywania z wydrukiem i przedstawieniem spisu do podjęcia decyzji przez właściciela akt odnośnie ich dalszego przechowywania lub niszczenia
  7. Niszczenie akt zdeponowanych w archiwum po okresie obowiązkowego przechowywania wraz ze sporządzeniem protokołu niszczenia
  8. Bezpłatne udostępnienie modułów systemu informatycznego internetowego dających możliwość upoważnionym pracownikom:
  • a) wyszukiwania akt w bazie danych zasobów własnych i składanie zamówień przez upoważnionych pracowników za pomocą przeglądarki internetowej
  • b) przeglądania bazy danych zasobów własnych
  • c) podgląd przez upoważnionych pracowników przy pomocy przeglądarki internetowej skanów dokumentów z możliwością wydruku – bez możliwości naniesienia zmian –dotyczy dokumentów wytypowanych przez właściciela akt do przechowywania w postaci zeskanowanej

Komunikacja między Właścicielem akt a Archiwum EMIKS odbywać się będzie przy wykorzystaniu istniejących łączy telekomunikacyjnych wykorzystujących protokół TCP/IP. Baza danych zasobów przechowywanych znajdować się będzie na serwerze EMIKS zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych. Szczegóły techniczne do uzgodnienia z administratorem systemu. Pragnę nadmienić, że stworzenie kanału komunikacyjnego Podmiot Gospodarczy – ARCHIWUM nie będzie wymagało od Podmiotu żadnych nakładów finansowych w przypadku posiadania dostępu do Internetu.
System informatyczny obsługujący nasze archiwum jest własnością intelektualną EMIKS. Został nagrodzony nagrodą GRAND PRIX Międzynarodowych Targów Technologii dla Instytucji Rynku Finansowego INTER BANK w Warszawie w kategorii wyposażenia banków służące poprawie pracy i obsłudze klienta, oraz nominowany do Złotego Medalu Międzynarodowych Targów Poznańskich INFO-SYSTEM. Został wdrożony między innymi w Kancelarii Premiera RP, NIK, NBP, PKO BP, TP S.A. Urzędach Miast i wielu innych instytucjach.
BEZPIECZEŃSTWO
Zastosowano następujące zabezpieczenia obiektu:
  • całodobowy monitoring
  • instalacja alarmowa antywłamaniowa oraz dymowa (pożarowa) podłączona do Centrum Monitorowania Alarmów dwutorowo tj. torem telefonicznym oraz modułem GPRS
  • telewizja przemysłowa
Działalność, jak i obiekt jest ubezpieczony.
Zabezpieczenie systemu informatycznego:
  • na poziomie serwera (użytkownik, hasło, rola)
  • na poziomie aplikacji – możliwość dyskryminacji – ograniczenie dostępu do poszczególnych funkcji (modułów) systemu dla poszczególnych grup użytkowników
  • możliwość wykorzystania SSL i protokołu https
  • stałe monitorowanie portów na serwerze